Tuttavia, è essenziale comprendere la differenza tra delegare e demandare, poiché un approccio corretto o scorretto può determinare il successo o il fallimento di un progetto.
Delegare implica assegnare un compito specifico a una persona, accompagnato da un controllo attivo prima, durante e dopo il processo; questo approccio assicura che il lavoro sia svolto correttamente e che chi lo esegue riceva il supporto necessario per affrontare eventuali difficoltà.
Ad esempio, in un progetto di sviluppo software, un project manager potrebbe delegare la creazione di una nuova funzionalità ad un programmatore esperto; prima di iniziare, il manager dovrebbe discutere in dettaglio le specifiche del lavoro, stabilendo obiettivi chiari e offrendo risorse adeguate. Durante il progetto, il manager mantiene contatti regolari, fornisce feedback e supporto, e alla fine del progetto, esamina il lavoro completato, riconosce i risultati e discute eventuali miglioramenti. Questo tipo di delega non solo garantisce una buona riuscita, ma anche una soddisfazione generale sia per il manager che per il programmatore, che si sente supportato e valorizzato.
D’altra parte, demandare un lavoro implica assegnare un compito senza fornire chiari obiettivi, risorse adeguate o controllo; questa in pratica, piuttosto diffusa in molte aziende, spesso porta a frustrazione ed a insoddisfazione. Per esempio, se un responsabile marketing chiede a un nuovo membro del team di creare una campagna pubblicitaria senza fornire linee guida, feedback o risorse necessarie, il risultato sarà quasi sempre deludente e, alla fine, il lavoro potrebbe non soddisfare le aspettative, causando lamentele e insoddisfazione da entrambe le parti. La mancanza di supporto e guida porta a incomprensioni e scarsi risultati.
Per garantire che la delega funzioni in modo efficace e proattivo, è essenziale seguire alcune buone pratiche:
Definizione chiara degli obiettivi
Stabilire obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e temporizzati (SMART) è fondamentale per il successo della delega. Un obiettivo SMART fornisce una chiara direzione e un senso di scopo, aiutando tutte le parti coinvolte a comprendere esattamente cosa ci si aspetta da loro. Per esempio, un obiettivo SMART per un team di marketing potrebbe essere: “Aumentare il traffico del sito web del 20% entro il prossimo trimestre attraverso una campagna SEO mirata.” Questo obiettivo è specifico (aumentare il traffico del sito web), misurabile (del 20%), raggiungibile (con una campagna SEO), rilevante (per la crescita del business) e temporizzato (entro il prossimo trimestre).
La chiarezza degli obiettivi facilita il monitoraggio del progresso e la valutazione delle performance. Come ha affermato Peter Drucker, celebre esperto di management, “Non puoi gestire ciò che non puoi misurare.” Senza obiettivi chiari, è difficile valutare se un compito è stato completato con successo o identificare aree che necessitano di miglioramenti. In un ambiente di lavoro, questo approccio può prevenire malintesi e aumentare la produttività, poiché tutti i membri del team sanno esattamente cosa devono fare ed il perché.
Un esempio pratico di definizione poco chiara degli obiettivi, con relativi compiti demandati, si può osservare in un progetto di sviluppo software, dove un project manager assegna la creazione di una nuova funzionalità senza definire chiaramente le aspettative, i tempi e i criteri di successo e il programmatore potrebbe trovarsi in difficoltà. Al contrario, un obiettivo ben definito come “Sviluppare e testare la funzionalità X entro due settimane, assicurando una copertura del test del 90%” fornisce una guida chiara e facilita il raggiungimento del risultato desiderato.
Comunicazione continua
Mantenere una comunicazione continua durante tutto il processo di delega è essenziale per garantire che tutti i membri del team siano aggiornati e coinvolti. Un dialogo aperto permette di risolvere rapidamente eventuali problemi e di chiarire i dubbi. Come sostiene John C. Maxwell, esperto di leadership, “I leader devono essere vicini abbastanza da relazionarsi con gli altri, ma sufficientemente distanti da motivarli.” Questo equilibrio si raggiunge mantenendo linee di comunicazione aperte e costanti.
Una comunicazione efficace previene incomprensioni che possono sorgere quando le informazioni non vengono condivise tempestivamente. Ad esempio, se un manager non aggiorna il team su una modifica degli obiettivi del progetto, i membri potrebbero lavorare su informazioni obsolete, portando a inefficienze e frustrazioni. Attraverso riunioni regolari, aggiornamenti via e-mail e l’uso di piattaforme di comunicazione digitale, le informazioni possono essere condivise in modo tempestivo e chiaro, assicurando che tutti siano sullo stesso piano.
Un esempio pratico di comunicazione continua può essere osservato in un team di sviluppo che potremmo definire “agile”. In questo contesto, le riunioni giornaliere stand-up permettono ai membri del team di aggiornarsi reciprocamente sui progressi e le sfide, facilitando una rapida risoluzione dei problemi. Questo tipo di comunicazione regolare e strutturata garantisce che il progetto rimanga sulla buona strada e che tutti i membri del team siano pienamente coinvolti e consapevoli del loro ruolo.
Fornitura delle risorse necessarie
Assicurarsi che la persona a cui viene delegato un compito abbia accesso a tutte le risorse necessarie è cruciale per il successo della delega; queste risorse possono includere formazione, documentazione, strumenti e supporto tecnico. Senza queste risorse, anche i compiti più semplici possono diventare insormontabili. Come diceva Benjamin Franklin, “Un’oncia di prevenzione vale una libbra di cura.” Fornire risorse adeguate è una forma di prevenzione che può evitare molti problemi.
La formazione è una risorsa fondamentale.
Ad esempio, se un’azienda introduce un nuovo software, è essenziale fornire una formazione adeguata ai dipendenti che lo utilizzeranno. Questo non solo migliora l’efficienza, ma riduce anche la probabilità di errori. Un caso pratico potrebbe essere quello di un’azienda che implementa un nuovo sistema di gestione dei clienti (CRM). Fornendo una formazione dettagliata e sessioni di follow-up, l’azienda può assicurarsi che i dipendenti utilizzino il sistema in modo efficace, migliorando la gestione dei rapporti con i clienti.
Oltre alla formazione, la documentazione e il supporto tecnico sono altre risorse critiche. Assicurarsi che i dipendenti abbiano accesso a manuali, linee guida e supporto tecnico può fare una grande differenza nella loro capacità di completare un compito. Ad esempio, in un progetto di sviluppo software, fornire documentazione dettagliata e accesso a un team di supporto tecnico può aiutare i programmatori a risolvere rapidamente i problemi e a mantenere il progetto nei tempi previsti.
Monitoraggio e feedback
Implementare un sistema di monitoraggio e feedback è essenziale per valutare il progresso del lavoro delegato e assicurare che gli obiettivi siano raggiunti. Il monitoraggio continuo consente di identificare e risolvere eventuali problemi prima che diventino insormontabili. “Il feedback è il cibo dei campioni.”, senza un feedback tempestivo e costruttivo, è difficile migliorare e crescere.
Fornire feedback costruttivo aiuta a correggere eventuali errori in tempo reale e a migliorare continuamente le prestazioni. Un esempio di feedback efficace può essere osservato in un contesto educativo, dove gli insegnanti forniscono feedback regolari agli studenti sui loro progressi. Questo tipo di feedback non solo aiuta gli studenti a correggere i loro errori, ma li motiva anche a continuare a migliorare. In un ambiente di lavoro, lo stesso principio si applica sotto forma di fornitura di feedback tempestivi e specifici, che possono migliorare significativamente la qualità del lavoro.
Un sistema di monitoraggio efficace può includere strumenti come report di avanzamento, riunioni di aggiornamento e software di gestione dei progetti. Ad esempio, un project manager può utilizzare un software di gestione dei progetti per tenere traccia dei progressi e identificare eventuali ritardi. Questo approccio non solo facilita la gestione del progetto, ma assicura anche che tutti i membri del team siano consapevoli del loro stato di avanzamento e delle aree che necessitano di attenzione.
Riconoscimento e valorizzazione
Riconoscere e valorizzare i risultati ottenuti attraverso la delega è fondamentale per motivare i membri del team e costruire un ambiente di lavoro positivo. Il riconoscimento non solo aumenta la soddisfazione lavorativa, ma rafforza anche la fiducia e il rispetto reciproco all’interno del team. Riconoscere i successi dei membri del team soddisfa questo desiderio e promuove un ambiente di lavoro positivo.
Un riconoscimento efficace può assumere molte forme, dal semplice ringraziamento personale al riconoscimento pubblico durante le riunioni di team. Ad esempio, un manager potrebbe inviare una e-mail di ringraziamento a un dipendente che ha superato le aspettative su un progetto, o potrebbe riconoscere pubblicamente i risultati del team durante una riunione aziendale. Questi gesti, sebbene semplici, possono avere un impatto significativo sulla motivazione e sull’impegno dei dipendenti.
Celebrare i successi non solo migliora il morale, ma rafforza anche il senso di squadra e di appartenenza. Organizzare eventi per celebrare i traguardi raggiunti, come una cena di squadra o una piccola festa in ufficio, può creare momenti di gioia condivisa e riconoscimento reciproco. Questi momenti non solo aumentano la soddisfazione lavorativa, ma promuovono anche un ambiente di lavoro collaborativo e stimolante, dove ciascun membro si sente valorizzato e parte di un insieme più grande.
Le cinque buone pratiche elencate assicurano che la delega non solo funzioni in modo efficace, ma contribuisca anche al nutrimento e al rafforzamento delle relazioni all’interno del team. La delega ben gestita diventa così uno strumento potente per migliorare l’efficienza, la produttività e la soddisfazione di tutti i membri coinvolti, creando un ambiente di lavoro collaborativo e stimolante.
E tu, quali strategie metti in pratica quando devi affrontare un progetto all’interno di una relazione in cui ci sia necessità di delegare qualcosa? Ti sei mai trovato in difficoltà in quanto delegante o delegato? Se ti va parliamone.
Da anni intervisto persone di ogni genere, età ed estrazione sociale, per comprendere sempre meglio come individuare e correggere tutti i piccoli e grandi errori che influenzano il corretto sviluppo e la prosperità delle nostre relazioni. Se anche tu sei interessato a questo argomento contattami, sono sempre pronto a condividere esperienze e idee con gli altri.
